Οδηγός νέου πελάτη

Ξεκίνα σε ~30 λεπτά

Βήμα-βήμα για hosts στην Ελλάδα: καταλύματα, κανάλια, καθαρίστριες, ΑΑΔΕ — χωρίς τεχνικές γνώσεις.

1. 01

   Δημιούργησε λογαριασμό

   · 2 λεπτά

   Κάνε εγγραφή με email και όνομα οργανισμού (π.χ. η εταιρεία ή το brand σου).

   • Demo για δοκιμή: demo@katalima.gr / demo1234
   • Κάθε λογαριασμός έχει τον δικό του οργανισμό και καταλύματα

   ΕγγραφήΕίσοδος
2. 02

   Πρόσθεσε τα καταλύματά σου

   · 5 λεπτά

   Όρισε τύπο (βραχυχρόνια ή ξενοδοχείο), τιμές, ελάχιστη διαμονή και δημόσια σελίδα κράτησης (/stay/…) χωρίς προμήθεια OTA.

   • Τύπος: Βραχυχρόνια (ΑΜΑ + δηλώσεις ΑΑΔΕ) ή Ξενοδοχείο (ΜΗΤΕ — χωρίς δηλώσεις βραχυχρόνιας)
   • Βάλε ΑΜΑ ή ΜΗΤΕ ανάλογα με τον τύπο
   • Βασική τιμή / βραδιά + καθαριότητα · ελάχιστες νύχτες (ισχύει στο /stay και στο Explore)
   • Πινέζα χάρτη: διεύθυνση + πόλη → αυτόματο geocode (ή χειροκίνητα lat/lng)
   • Φωτογραφίες: URLs (ή εισαγωγή από listing Airbnb/Booking)
   • Άνοιξε «Σελίδα φιλοξενίας / κράτηση» και μοιράσου το link
   • Αντίγραψε το «iCal για Airbnb/Booking» και βάλε το ως Import σε κάθε πλατφόρμα

   Καταλύματα
3. 03

   Σύνδεσε τα κανάλια (iCal)

   · 10 λεπτά

   Δύο κατευθύνσεις: (1) export κάθε πλατφόρμας → μέσα στο Katalima, (2) το ίδιο export του Katalima → Import σε όλες τις πλατφόρμες. Μην βάζεις το iCal της Booking στην Airbnb (και αντίστροφα).

   • Κανόνας: κέντρο είναι το Katalima — όχι Booking↔Airbnb μεταξύ τους
   • Προς μέσα: Airbnb/Booking Export calendar → Κανάλια → «iCal εισόδου» → Sync
   • Airbnb: Pricing & availability → Calendar sync → Export → URL (airbnb.com/calendar/ical/…)
   • Booking.com: Sync calendars → Export → Copy link
   • Προς έξω: το ΙΔΙΟ iCal του Katalima → Import σε Airbnb ΚΑΙ Booking ΚΑΙ Vrbo
   • Έτσι: απευθείας κράτηση ή Manual block κλείνει ημερομηνίες στα OTAs (με καθυστέρηση iCal)
   • Λάθος: export Booking μέσα στην Airbnb — δεν ενημερώνει το Katalima
   • Βάλε και το δημόσιο URL καταχώρησης για φωτογραφίες & περιγραφή στο Sync

   Κανάλια & Sync
4. 04

   Μπλοκάρισμα ημερομηνιών

   · 1 λεπτό

   Κλείσε ημέρες για συντήρηση ή ιδιωτική χρήση. Τα Manual blocks περνάνε στο iCal του Katalima και ενημερώνουν Airbnb/Booking αν έχεις βάλει Import.

   • Ημερολόγιο → φόρμα «Μπλοκάρισμα» ή κλικ σε δύο ημέρες στη γραμμή καταλύματος
   • Ξεκλείδωμα: × στο σκούρο Manual block
   • Blocks από Airbnb/Booking αφαιρούνται από εκεί ή με sync — όχι με × στο Katalima
   • Το sync των OTAs δεν είναι instant (λεπτά έως λίγες ώρες)

   Ημερολόγιο
5. 05

   Καθαρίστριες

   · 5 λεπτά

   Πολλές καθαρίστριες ανά λογαριασμό, διαφορετικά καταλύματα η καθεμία. Ιδιωτικό link + προαιρετικά δωρεάν Telegram κάθε πρωί.

   • Νέα καθαρίστρια → επίλεξε ποια καταλύματα της ανήκουν → Copy link
   • Το link (/c/…) ανοίγει χωρίς login: μόνο επόμενη άφιξη & αναχώρηση (χωρίς ονόματα επισκεπτών)
   • Telegram: η καθαρίστρια κάνει Start στο ίδιο bot → σου δίνει chat id → βάλε το στη φόρμα
   • Κάθε πρωί (~08:00) μήνυμα αν έχει άφιξη/αναχώρηση σήμερα ή αύριο + link στο portal
   • Κουμπί Test για δοκιμαστικό μήνυμα · ανανέωση link αν χαθεί ή αλλάξει άτομο

   Καθαρίστριες
6. 06

   Stripe · εισπράξεις

   · 5 λεπτά

   Βάλε τα δικά σου Stripe keys στο μενού Πληρωμές. Οι επισκέπτες πληρώνουν στο /stay· τα χρήματα μπαίνουν στον δικό σου λογαριασμό. Το webhook λέει στο Katalima ότι η πληρωμή ολοκληρώθηκε.

   • 1) Stripe → Developers → API keys → κόλλησε Secret (sk_) και Publishable (pk_) στο Katalima
   • 2) Στο Katalima πάτα Copy δίπλα στο «Webhook URL» (μοναδικό για τον οργανισμό σου)
   • 3) Stripe → Developers → Webhooks → Add endpoint → κόλλησε αυτό το URL
   • 4) Επίλεξε μόνο 2 events: checkout.session.completed και checkout.session.expired → Save
   • 5) Άνοιξε το endpoint → Reveal στο Signing secret → αντέγραψε το whsec_…
   • 6) Κόλλησε το whsec_ στο πεδίο «Webhook signing secret» στο Katalima → Αποθήκευση Stripe
   • Χωρίς whsec_ η πληρωμή μπορεί να γίνει στο Stripe αλλά το Katalima να μην τη δει ως πληρωμένη
   • Χωρίς keys οι κρατήσεις συνεχίζουν χωρίς online πληρωμή
   • Ακύρωση κράτησης: πολιτική στο κατάλυμα (ευέλικτη/μέτρια/αυστηρή) προτείνει % επιστροφής· επίλεξε Αυτόματη (Stripe) ή Χειροκίνητη

   Πληρωμές
7. 07

   Αυτόματη ανάγνωση email

   · 5 λεπτά

   Το iCal φέρνει «Guest (iCal)» χωρίς τιμή. Σύνδεσε το email όπου έρχονται οι επιβεβαιώσεις κράτησης Airbnb/Booking — όχι τιμολόγια. Ενημερώνεται όνομα + ποσό και στέλνεται Telegram.

   • Gmail app password: https://myaccount.google.com/apppasswords (πρώτα 2-step verification)
   • IMAP: imap.gmail.com · βάλε το Gmail που λαμβάνει «Reservation confirmed»
   • Αγνοούνται Booking.com Invoice / newsletters — χρειάζεται confirmation
   • Αν ενημερώνει 0: Κρατήσεις → «Από email πλατφόρμας» → επικόλληση, ή «Διόρθωση»
   • Πλήρεις οδηγίες στις Συχνές ερωτήσεις

   Πληρωμές (email sync)ΚρατήσειςΣυχνές ερωτήσεις
8. 08

   ΑΑΔΕ & myDATA

   · 5 λεπτά

   Όρισε ΑΦΜ, μορφή και mode. Το Katalima υπολογίζει ΤΑΚΚ και ετοιμάζει δηλώσεις βραχυχρόνιας — όχι για ξενοδοχεία (ΜΗΤΕ). Δεν υποκαθιστά λογιστή.

   • Μόνο καταλύματα τύπου Βραχυχρόνια χρειάζονται ΑΜΑ / δηλώσεις ΑΑΔΕ
   • Ξενοδοχείο: βάλε ΜΗΤΕ — οι δηλώσεις βραχυχρόνιας παραλείπονται αυτόματα
   • 1–2 ακίνητα φυσικού προσώπου ≠ 3+ ή νομικό πρόσωπο (ΦΠΑ / παρεπιδημούντα)
   • ΤΑΚΚ από 1.1.2025: 8€/2€ ή 15€/4€ (μονοκατοικία >80τμ) — Απρ–Οκτ / Νοε–Μαρ
   • Δηλώσεις: portal ΑΑΔΕ — ανοίγεις και επιβεβαιώνεις (χωρίς δημόσιο API)
   • ΑΦΜ + myDATA User ID + Subscription Key (κρυπτογραφημένα) · sandbox: mydata-dev-register.azurewebsites.net
   • «ΑΑΔΕ: έτοιμο» = πακέτο δήλωσης OK · «myDATA: σφάλμα» = λείπουν κλειδιά
   • Κρατήσεις: email + τηλέφωνο + ταυτότητα/ΑΦΜ · επιβεβαιώσεις: Πληρωμές→Email + ΑΑΔΕ→Telegram chat id (χωρίς Vercel)

   ΑΑΔΕ & myDATA
9. 09

   Ειδοποιήσεις Telegram (εσύ)

   · 3 λεπτά

   Νέα κράτηση, email επιβεβαίωσης ή πιθανή διπλοκράτηση → μήνυμα στο δικό σου Telegram. (Οι καθαρίστριες έχουν ξεχωριστό chat id στο βήμα 05.)

   • Άνοιξε το bot του Katalima στο Telegram και πάτα /start
   • Βρες το chat id σου (π.χ. μέσω @userinfobot) και βάλε το στο πεδίο Telegram
   • Κάθε host έχει δικό του chat id — δεν μοιράζεται με καθαρίστριες
   • Με ενεργό email sync: αυτόματο μήνυμα όταν διαβαστεί confirmation
   • Σε conflict: μήνυμα «⚠ ΠΙΘΑΝΗ ΔΙΠΛΟΚΡΑΤΗΣΗ» με ημερομηνίες

   Ρυθμίσεις φόρων (Telegram)
10. 10

    Καθημερινή λειτουργία

    · συνεχώς

    Κρατήσεις, ημερολόγιο, έξοδα και αναφορές από ένα μέρος.

    • Ημερολόγιο: κρατήσεις + Manual blocks όλων των καταλυμάτων
    • Guest (iCal) → συμπλήρωσε όνομα από email ή Διόρθωση
    • Κριτικές στο /stay μόνο μετά από Direct κράτηση Katalima + checkout
    • Explore: δημόσια λίστα · φίλτρο ημερομηνιών δείχνει διαθέσιμα (+ ελάχ. διαμονή)
    • Sync κανάλια όποτε χρειάζεται — το iCal δεν είναι real-time

    ΗμερολόγιοΚρατήσειςΈξοδαReportsExplore